Dokumentacja techniczna maszyny – jakie dokumenty powinien otrzymać użytkownik?
Wprowadzanie maszyny do obrotu wiąże się z koniecznością zgromadzenia szerokiego zakresu dokumentów technicznych. Należy jednak wyraźnie odróżnić wewnętrzną dokumentację techniczną producenta od dokumentów przekazywanych bezpośrednio użytkownikowi końcowemu wraz z urządzeniem. Wewnętrzna dokumentacja techniczna, określona w załączniku VII część A do Dyrektywy Maszynowej 2006/42/WE oraz w załączniku IV część A do Rozporządzenia (UE) 2023/1230, obejmuje między innymi rysunki wykonawcze, obliczenia konstrukcyjne, sprawozdania z badań oraz pełną dokumentację oceny ryzyka. Dokumenty te stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i pozostają w dyspozycji producenta przez co najmniej dziesięć lat od daty wyprodukowania maszyny. Użytkownik końcowy nie otrzymuje pełnego pliku technicznego. Zgodnie z artykułem 5 ustęp 1 Dyrektywy 2006/42/WE oraz artykułem 10 Rozporządzenia 2023/1230 nabywca urządzenia otrzymuje wyłącznie dokumenty niezbędne do bezpiecznej eksploatacji oraz potwierdzające zgodność prawną wyrobu.
Zakres dokumentacji przekazywanej użytkownikowi
Podstawowym dokumentem przekazywanym użytkownikowi jest instrukcja obsługi. Wymagania dotyczące jej treści określono w sekcji 1.7.4 załącznika I do Dyrektywy 2006/42/WE oraz w sekcji 1.7.4 załącznika III do Rozporządzenia 2023/1230. Instrukcja musi być sporządzona w języku urzędowym państwa członkowskiego, w którym maszyna trafia do obrotu lub zostaje oddana do użytku. Do urządzenia dołącza się instrukcję oryginalną oraz, w razie potrzeby, tłumaczenie instrukcji oryginalnej.
Drugim obligatoryjnym dokumentem jest deklaracja zgodności. Artykuł 5 ustęp 1 litera e Dyrektywy 2006/42/WE nakłada obowiązek dołączenia do maszyny deklaracji zgodności WE. W Rozporządzeniu 2023/1230 wymóg ten zawarto w artykule 10 ustęp 8 dla maszyn oraz w artykule 11 ustęp 8 dla maszyn nieukończonych, gdzie mowa odpowiednio o unijnej deklaracji zgodności UE oraz unijnej deklaracji włączenia. Deklaracja potwierdza spełnienie mających zastosowanie zasadniczych wymagań w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa.
Forma przekazania dokumentacji w przepisach
Zasady dotyczące formy przekazywania dokumentacji uległy zmianie w nowym reżimie prawnym. Dyrektywa 2006/42/WE opierała się na założeniu dostarczania instrukcji w formie papierowej wraz z wyrobem. Papierowa wersja stanowiła podstawowy nośnik informacji gwarantujący dostępność instrukcji na stanowisku pracy.
Rozporządzenie 2023/1230 w artykule 10 ustęp 7 dopuszcza cyfrową formę instrukcji obsługi. Producent musi umieścić na maszynie, opakowaniu lub w dokumencie towarzyszącym informację o sposobie uzyskania dostępu do wersji cyfrowej. Cyfrowa instrukcja musi umożliwiać pobranie, zapisanie na urządzeniu elektronicznym oraz wydruk. Producent ma obowiązek utrzymać jej dostępność online przez przewidywany okres użytkowania maszyny, nie krótszy niż dziesięć lat.
Artykuł 10 ustęp 7 Rozporządzenia 2023/1230 wprowadza jednak ograniczenia na korzyść formy papierowej. Jeżeli użytkownik przy zakupie złoży stosowne żądanie, producent musi bezpłatnie dostarczyć instrukcję papierową w terminie miesiąca. W przypadku maszyn przeznaczonych dla użytkowników nieprofesjonalnych informacje dotyczące bezpieczeństwa, niezbędne do oddania maszyny do użytku i jej bezpiecznej eksploatacji, muszą być przekazane w formie papierowej.
Jakość i struktura instrukcji według normy PN-EN ISO 20607
Norma PN-EN ISO 20607 precyzuje zasady opracowywania instrukcji obsługi. Zgodnie z punktem 4.2 normy struktura dokumentu musi uwzględniać potrzeby poszczególnych grup docelowych, takich jak instalatorzy, operatorzy, personel konserwacyjny czy pracownicy czyszczący. W treści należy rozdzielić informacje dedykowane dla poszczególnych ról zawodowych.
Punkt 4.7 normy PN-EN ISO 20607 wymaga zapewnienia odpowiedniej czytelności tekstu i symboli. Norma zaleca stosowanie chronologicznego układu instrukcji, prostych zdań w trybie rozkazującym oraz spójnej terminologii. Informacje o ryzyku resztkowym oraz ostrzeżenia muszą być wyróżnione od pozostałej części tekstu i opisywać metodę uniknięcia zagrożenia.
Skutki prawne przekazania niekompletnej dokumentacji
Dostarczenie maszyny bez wymaganej instrukcji lub deklaracji zgodności stanowi naruszenie prawa. Artykuł 17 Dyrektywy 2006/42/WE oraz artykuł 46 Rozporządzenia 2023/1230 kwalifikują brak deklaracji zgodności lub instrukcji jako niezgodność formalną. W razie braku usunięcia uchybienia organy nadzoru rynku podejmują środki w celu ograniczenia lub zakazania udostępniania maszyny na rynku. W zakładzie produkcyjnym przekazanie niekompletnej dokumentacji uniemożliwia legalne oddanie urządzenia do eksploatacji i przeprowadzenie odbioru BHP.
Potrzebujesz instrukcji obsługi maszyny?
Opracujemy kompletną dokumentację zgodną z wymaganiami CE i normą PN-EN ISO 20607. Skontaktuj się z nami, aby omówić zakres projektu.
Skontaktuj się z nami