Aktualizacja instrukcji obsługi maszyny – kiedy DTR wymaga zmiany?
Instrukcja obsługi jest elementem dokumentacji technicznej, stanowiącym część maszyny wprowadzanej na rynek. Zgodnie z sekcją 1.7.4 załącznika I do Dyrektywy Maszynowej 2006/42/WE oraz sekcją 1.7.4 załącznika III do Rozporządzenia 2023/1230, każde urządzenie wprowadzone do obrotu lub oddane do użytku musi posiadać dokumentację opisującą zasady bezpiecznej eksploatacji. Norma PN-EN ISO 20607 określa instrukcję jako element procesu projektowania oraz zmniejszania ryzyka. Treść dokumentu nie ma charakteru statycznego. Przeobrażenie konstrukcji maszyny, sposobu jej działania lub warunków użytkowania nakłada obowiązek wykonania weryfikacji i modyfikacji instrukcji.
Zmiany techniczne oraz pojęcie modyfikacji
Powodem uzasadniającym modyfikację dokumentacji jest wykonanie prac przebudowy na samej maszynie. Rozporządzenie 2023/1230 w artykule 3 punkcie 16 definiuje pojęcie „istotnej modyfikacji” jako zmianę fizyczną lub cyfrową po wprowadzeniu do obrotu, która wpływa na bezpieczeństwo poprzez stworzenie nowego zagrożenia bądź podniesienie poziomu ryzyka. Taka zmiana wymusza dodanie nowych osłon, zastosowanie dodatkowych urządzeń ochronnych lub modyfikację istniejącego systemu sterowania podłączonego do funkcji bezpieczeństwa. Osoba wprowadzająca te zmiany staje się producentem w rozumieniu artykułu 18 Rozporządzenia 2023/1230. Pociąga to za sobą wymóg przeprowadzenia nowej oceny ryzyka oraz sporządzenia zaktualizowanej instrukcji obsługi. Przepis ten dotyczy także zmian w oprogramowaniu sterującym, które odpowiada za realizację funkcji bezpieczeństwa.
Wykrycie nieprzewidzianych zagrożeń i zmiana sposobu użytkowania
Konieczność aktualizacji instrukcji powstaje również na skutek informacji uzyskanych w trakcie eksploatacji urządzenia. Sekcja 1.7.4.1 załącznika I do Dyrektywy 2006/42/WE oraz sekcja 1.7.4.1 załącznika III do Rozporządzenia 2023/1230 zobowiązują producenta do uwzględnienia w dokumentacji nie tylko użytkowania zamierzonego, lecz także dającego się przewidzieć niewłaściwego użytkowania. Gdy praktyka zakładowa ujawni nieprzewidziane dotąd błędy obsługi, próby omijania zabezpieczeń lub nowe ryzyka resztkowe, treść instrukcji należy rozbudować o odpowiednie ostrzeżenia. Norma PN-EN ISO 20607 w punkcie 5.2.7 nakazuje zamieszczenie instrukcji zabraniających niedozwolonych sposobów eksploatacji, jeśli wynika to z doświadczeń zebranych podczas pracy maszyny.
Wymogi dotyczące wersji cyfrowych i utrzymania dokumentacji
Zmiany w prawie wprowadzają zasady dystrybucji dokumentów, które wpływają na obowiązki w zakresie ich aktualności. Artykuł 10 ustęp 7 Rozporządzenia 2023/1230 zezwala na dostarczanie instrukcji w postaci cyfrowej. Producent musi jednak zapewnić dostęp do pliku online przez cały przewidywany okres użytkowania maszyny, nie krótszy niż dziesięć lat od momentu wprowadzenia do obrotu. Modyfikacja specyfikacji części zamiennych, wytycznych konserwacyjnych lub danych kontaktowych producenta zobowiązuje do uaktualnienia udostępnianego pliku. W przypadku zgłoszenia żądania przez użytkownika nieprofesjonalnego lub zgłoszenia prośby przy zakupie, instrukcja musi zostać bezpłatnie dostarczona w wersji papierowej w ciągu miesiąca.
Konsekwencje prawne eksploatacji maszyny z nieaktualną instrukcją
Zaniechanie aktualizacji DTR wywołuje skutki w zakresie odpowiedzialności prawnej producenta i użytkownika. Udostępnienie lub stosowanie maszyny, której dokumentacja nie odzwierciedla stanu faktycznego, narusza artykuł 5 Dyrektywy 2006/42/WE oraz artykuł 10 Rozporządzenia 2023/1230. W sytuacji zaistnienia wypadku przy pracy nieaktualna instrukcja uniemożliwia wykazanie, że operator został właściwie poinformowany o ryzyku resztkowym. Powoduje to przeniesienie odpowiedzialności na podmiot, który zignorował obowiązek dostosowania dokumentacji do rzeczywistych warunków technicznych urządzenia.
Potrzebujesz instrukcji obsługi maszyny?
Opracujemy kompletną dokumentację zgodną z wymaganiami CE i normą PN-EN ISO 20607. Skontaktuj się z nami, aby omówić zakres projektu.
Skontaktuj się z nami