5 najczęstszych błędów w instrukcjach obsługi maszyn – czego brakuje w dokumentacji?
Instrukcja obsługi stanowi część maszyny i jest warunkiem jej wprowadzenia do obrotu oraz oddania do użytku. Przepisy zawarte w sekcji 1.7.4 załącznika I do Dyrektywy Maszynowej 2006/42/WE oraz sekcji 1.7.4 załącznika III do Rozporządzenia w sprawie maszyn (UE) 2023/1230 nakładają na producenta obowiązek dostarczenia dokumentacji opisującej zasady bezpiecznej eksploatacji urządzenia. Szczegółowe wytyczne edytorskie zawiera norma PN-EN ISO 20607. Praktyka nadzorcza i audytorska wykazuje jednak, że instrukcje zawierają powtarzające się uchybienia formalne i merytoryczne, które stwarzają ryzyko prawne oraz operacyjne.
Pominięcie dającego się przewidzieć niewłaściwego użytkowania
Pierwszym z powszechnych uchybień jest ograniczenie treści dokumentu wyłącznie do opisu eksploatacji zgodnej z przeznaczeniem. Sekcja 1.7.4.1 litera c załącznika I do Dyrektywy 2006/42/WE oraz sekcja 1.7.4.1 litera a załącznika III do Rozporządzenia 2023/1230 wymagają, aby tekst uwzględniał także racjonalnie przewidywalne niewłaściwe użytkowanie. Błąd ten polega na ignorowaniu zachowań wynikających z pośpiechu, rutyny lub prób usprawnienia pracy przez operatora. Mowa tu o demontażu osłon, pracy z otwartymi drzwiami serwisowymi czy omijaniu urządzeń ochronnych. Instrukcja musi jednoznacznie określać, jakie zabronione działania mogą wystąpić podczas pracy maszyny i jakie konsekwencje ze sobą niosą.
Nadużywanie ostrzeżeń zamiast rozwiązań konstrukcyjnych
Drugi błąd dotyczy naruszenia hierarchii środków ochronnych określonej w sekcji 1.1.2 załącznika I do Dyrektywy 2006/42/WE oraz sekcji 1.1.2 załącznika III do Rozporządzenia 2023/1230. Dokumentacja próbuje zastąpić osłony lub zabezpieczenia techniczne samymi zapisami ostrzegawczymi. Przepisy stanowią, że ostrzeżenia w instrukcji mogą dotyczyć wyłącznie ryzyka resztkowego, czyli zagrożeń, których nie dało się wyeliminować na etapie projektowania oraz stosowania środków technicznych. W tekstach brakuje precyzyjnego opisu charakteru tego ryzyka oraz konkretnych środków ochrony indywidualnej, jakie operator ma obowiązek zastosować.
Pomijanie poszczególnych faz cyklu życia maszyny
Trzecim niedociągnięciem jest skupienie się przez autora dokumentacji niemal wyłącznie na fazie stałej pracy urządzenia. Zgodnie z sekcją 1.7.4.2 załącznika I do Dyrektywy 2006/42/WE oraz sekcją 1.7.4.2 załącznika III do Rozporządzenia 2023/1230, instrukcja musi opisywać wszystkie etapy istnienia maszyny. W dokumentacji brakuje instrukcji dotyczących bezpiecznego transportu, rozładunku, montażu, regulacji, czyszczenia, usuwania usterek, konserwacji oraz ostatecznego demontażu i złomowania. Każda z tych faz wiąże się z osobnymi zagrożeniami, które wymagają opisania dedykowanych procedur postępowania.
Niedostosowanie języka i formy do odbiorcy oraz wymogów prawa
Czwarty błąd odnosi się do warstwy językowej i sposobu udostępniania dokumentu. Norma PN-EN ISO 20607 w punkcie 6.4 wymaga stosowania prostych sformułowań, krótkich zdań w trybie rozkazującym oraz spójnej terminologii. W praktyce instrukcje pisane są zawiłym językiem technicznym lub zawierają błędy tłumaczeniowe. Przepisy sekcji 1.7.4.1 załącznika I do Dyrektywy 2006/42/WE nakazują dostarczenie instrukcji w języku urzędowym państwa, w którym maszyna trafia do obrotu. Wobec wejścia w życie Rozporządzenia 2023/1230 i możliwości udostępniania dokumentacji w postaci cyfrowej na mocy artykułu 10 ustępu 7, producenci pomijają obowiązek bezpłatnego dostarczenia wersji papierowej na żądanie użytkownika lub dostarczenia wydrukowanych informacji o bezpieczeństwie dla użytkowników nieprofesjonalnych.
Brak spójności między instrukcją a dokumentacją oceny ryzyka
Piątym błędem jest rozbieżność pomiędzy treścią instrukcji a dokumentacją oceny ryzyka przewidzianą w załączniku VII do Dyrektywy 2006/42/WE i załączniku IV do Rozporządzenia 2023/1230. Instrukcja powinna bezpośrednio wynikać z przeprowadzonej oceny ryzyka. Zdarza się, że w ocenie ryzyka zidentyfikowano określone zagrożenie i przewidziano procedurę bezpiecznej obsługi, jednak informacja ta nie została przeniesiona do tekstu dostarczonego użytkownikowi. Taka niespójność osłabia system ochrony i w razie wypadku stanowi podstawę do zakwestionowania prawidłowości całej procedury oceny zgodności.
Potrzebujesz instrukcji obsługi maszyny?
Opracujemy kompletną dokumentację zgodną z wymaganiami CE i normą PN-EN ISO 20607. Skontaktuj się z nami, aby omówić zakres projektu.
Skontaktuj się z nami